TANJUNG SELOR - Sekretaris Provinsi (Sekprov) Kalimantan Utara (Kaltara) Suriansyah mendorong organisasi perangkat daerah (OPD) di lingkungan Pemprov Kaltara, selaku pencipta arsip. Agar mewujudkan pengelolaan arsip yang andal.
Yaitu terciptanya keamanan, keselamatan dan ketersediaan arsip yang autentik serta terpercaya sebagai aset nasional. Dia berharap, jangan sampai muncul masalah. Semisal hilangnya beberapa arsip milik negara dan pemerintah daerah. Polemik aset negara dan daerah, biasa terjadi. Karena tidak didukung oleh bukti kepemilikan arsip. Termasuk sulitnya menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat di organisasi perangkat daerah, serta penumpukan arsip di sembarangan tempat.
“Saya dorong semua OPD untuk mengelola arsip secara andal. Ini penting (arsip) sebagai sumber data dan informasi autentik. Salah satunya bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan. Jika tata kelola kearsipan tidak baik, tentu keputusan yang diambil akan menjadi bias dan besar kemungkinan salah. Ada konsekuensi yang timbul, bisa secara hukum dan yang paling dirugikan masyarakat,” ungkap Suriansyah, Selasa (30/11).
Sekprov menyambut baik pelaksanaan penilaian dan pengawasan kearsipan, yang dilakukan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltara. Ini merupakan hal pertama kali dilakukan. Diagendakan bisa rutin terlaksana setiap tahunnya. Pasalnya, menurut Suriansyah, bukan hanya kinerja keuangan dan pembangunan yang membutuhkan audit dan pengawasan. Tetapi, bidang kearsipan pun harus dilaksanakan audit dan pengawasan kearsipan.
Karena kearsipan merupakan salah satu urusan wajib pada pemerintah daerah, sehingga penyelenggaraannya harus diawasi. Sementara itu, Kepala DPK Kaltara Ramli mengatakan, sebagai tahap awal ada 8 OPD dilakukan penilaian. Diantaranya Dinas Kesehatan, Dinas Pendidikan dan Kebudayaan serta Dinas Pemuda dan Olahraga.
Tim yang dibantu dari beberapa OPD mendatangi objek dan melakukan proses kegiatan. Dengan menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dalam penyelenggaraan kearsipan.
“Ini merupakan yang pertama kali kita lakukan. Tahun depan akan diperluas. Penilaian yang dilakukan lebih kepada pembinaan. Tujuan utamanya, agar tiap OPD memiliki penataan dan pengamanan kearsipan, sesuai dengan kaidah-kaidah penyelenggaraan kearsipan,” terangnya.
Ramli menambahkan, melalui audit kearsipan Internal nantinya akan diperoleh peta kondisi penyelenggaraan kearsipan di Kaltara. Dengan adanya audit kearsipan akan memberikan ruang bagi OPD, untuk melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi hasil audit.
“Tujuan audit kearsipan sebenarnya bukan untuk menghukum. Tetapi bagaimana agar OPD selaku pencipta arsip melaksanakan pengelolaan arsip di lingkungan masing-masing, secara prosedural dan sistemik,” tutupnya. (uno2)
